Разместить информацию

Автоматизация управленческого учета предприятия

РЕШЕНИЕ RBS: Бюджет

Бюджетирование является одним из главных элементов финансового контроллинга на средних и крупных предприятиях. Ведение бизнеса всегда связано с необходимостью финансового планирования и последующего анализа и контроля результатов. На рынке программного обеспечения имеется множество систем для автоматизации бюджетирования. Тем не менее, проблема автоматизации бюджетирования на предприятиях остается открытым по нескольким причинам:
- эти системы порой очень не гибкие и привязаны к жестко «зашитым» бизнес-процессам.
- требуют от заказчиков внесения множества изменений на своих предприятиях.
- не интегрированы с используемыми системами учета и управления.
- чрезвычайно дороги.
С другой стороны, производители учетных систем также стали реализовывать в своих системах элементы бюджетирования, но ведение финансового управления на основе бухгалтерского плана счетов (особенно в России) нереально. Из-за разрыва дат учета и дат закрытия операций, ведение управленческого учета, требующего сиюминутной информации, невозможно. Поэтому руководители часто идут на «лоскутную» автоматизацию с множественным вводом данных, что приводит к разрывам в показателях и делают управленческий учет неточным либо чрезвычайно сложным.

С конца 2006 года Центр Решений «Real Business Systems» занялся проблематикой систем бюджетирования и разработкой собственного решения на основе ERP системы Microsoft Dynamics NAV. Таким образом, в дополнение к базовой функциональности системы, включающей в себя процессы планирования и управления финансами, отношения с клиентами и поставщиками, управление закупками и продажами, складские операции и бух. учет, специалистами компании RBS была разработана система углубленного анализа и контроля за бизнес – процессами бюджетирования.
В основу разработки «RBS: Бюджет» легли типичные процессы бюджетирования и опыт построения систем контроля за движения денежных средств и бюджетом доходов/расходов заказчиков RBS, где ранее в качестве инструмента автоматизации использовался Microsoft Excel. После тестирования были разработаны новые требования, которые и легли в основу гибкого, простого, и в тоже время мощного инструмента финансового управления.

В системе «RBS: Бюджет» реализованы:
- Механизмы мультифирменного и мультифилиального сбора плановых и фактовых данных
- Полноценный детализированный управленческий план счетов
- Автоматическая разноска основных показателей
- Копирование, архивирование, обработка и анализ бюджетов
- Версификация бюджетов для моделирования
- Возможность создания неограниченного количества бюджетов (БДР, БДДС, Инвестиционного, Проектного) для моделирования и последующего переводов бюджета в рабочий режим
- Процесс контроля движения денежных средств, овердрафтов, обязательных платежей
- Широкие возможности анализа плановых, фактовых и план/факт показателей в разрезе ЦФУ, ЦФО в различных временных периодах.
- Интеграция данных со смежными системами (Клиент-Банк, 1С, Excel)

- Ужесточена система безопасности, доработана гибкая индивидуальная настройка прав доступа к информации.

Планирование
Система предполагает возможность создания не ограниченного числа вариантов бюджета для моделирования и с последующей возможностью сравнения фактических показателей с любым из них.
Для каждого варианта бюджета возможно настроить индивидуальную систему аналитических показателей (ЦФУ, ЦФО, и т.д.) и таким образом можно получить любое число аспектов анализа.
Бюджетные счета разделены на типы (Доход, Расход), каждый из которых обрабатывается индивидуально.
Предполагается, что Бюджеты Доходов Расходов (БДР) и Бюджет Движения Денежных Средств (БДДС) могут быть взаимосвязаны между собой по некоторым статьям, поэтому, во избежании двойного ввода информации, реализован механизм единовременного ввода данных со встроенной системой пересчета показателей БДР и БДДС. Таким образом, достаточно внести информацию в один из типов бюджета и скопировать данные в другой, при этом, в зависимости от типа бюджета, значимыми являются соответствующие значения параметров БДР или БДДС.
На основании введенной информации есть возможность формировать «расчетные показатели», такие как Валовый Доход, Чистая Выручка, Себестоимость и т.п.
Реализована возможность внесения «общей» бюджетной суммы с последующим ее разнесением на более детальную аналитику, например «общая» стоимость аренды склада при соответствующем анализе распределяется на Бизнесы в зависимости от площади, занимаемой товаром на складе (матрицы пересчета прописываются в настройках системы).
Предусмотрены задания по «пакетной» обработке информации с возможностью фильтрации данных по аналитике (по отделам, фирмам, подразделениям и т.п.) и периодам.
Например, есть возможность переноса ранее введенных однотипных операций (налоговых платежей, зарплаты) на новый период планирования, что позволяет значительно сократить время составления Бюджетов.
Разработана система согласований Бюджетов, например, операции, не имеющие статус «утвержден», не участвуют в контроллинге и могут быть выявлены и отсеяны при просмотре бюджетных данных.
Ввод, просмотр, анализ, обработка плановой информации жестко регламентирована в зависимости от Роли, установленной Пользователю в системе. Например, Пользователь одного структурного подразделения не видит информацию по другому подразделению, Утверждать Бюджет имеет право только руководитель и так далее.
Предложен следующий вариант работы с бюджетами: ведется два вида Бюджетов - Бюджеты БДР (Доходов и Расходов) и БДДС (Движения Денежных Средств). БДР и БДДС в свою очередь разделены на периоды планирования Годовой, Квартальный и Рабочий (ежедневный).
Алгоритм внесения данных следующий: вначале формируется Годовой бюджет, затем из него формируется Квартальный, в Квартальном операции уточняются в процессе более детального анализа (дополняются/удаляются/изменяются). Далее из Квартального формируется Рабочий Бюджет и в нем уже ежедневно могут проводить уточнения /изменения операций в зависимости от текущей ситуации. Таким образом, в системе сохраняются 3 варианта Бюджета, которые, в последствии можно сопоставлять как между собой, так и с Фактовыми данными.
Дополнительно имеется возможность ведения прочих Бюджетов, например, бюджетирование проектов и т.п.
Платежный календарь. Точка контроля БДДС.
Разработан дополнительный механизм контроля за движением денежных средств, овердрафтов и обязательных платежей.
Непосредственно в системе имеется возможность формировать операции по движению денежных средств – это платежные поручения, расходные и приходные кассовые ордера и операции поступлений на расчетные счета.
При формировании расходных и приходных операций пользователь дополнительно указывает бюджетную статью затрат, по которой проходит данных платеж и система контролирует «запланированность» данного расхода, а именно, наличие необходимой суммы в БДДС на текущий день (если контроль за расходами осуществляется «день в день») или возможна организация контроля «в текущем месяце». В случае отсутствия суммы в Плане или перерасхода ДС по указанной статье, система блокирует платеж и сигнализирует о его «несанкционированности».

Так же, параллельно с планом, осуществляется контроль за наличием ДС на Расчетном Счете организации с учетом сумм Овердрафтов, если таковые имеются.
Разработана система согласования платежа со всеми внутренними инстанциями (фин. директор, глав. бух…) – для обработки документа в системе требуется наличие всех необходимых допусков на документе.
Предусмотрена интеграция с системой Клиент-Банк – все сформированные и допущенные платежи выгружаются и обрабатываются далее в смежной системе.
Перед выгрузкой Платежей можно сформировать контрольный отчет, в котором отразится информация о превышении плана, если таковое имело место, общей сумме отправляемых платежей и о состоянии расчетного счета после проведения документов.
Если имеет место планирование ДС «день в день», предложен функционал переноса неиспользованных запланированных сумм в БДДС на следующий рабочий день, что позволяет провести расход позже, чем он был запланирован изначально, не внося «ручные» изменения с Бюджет ДДС.
Реализован механизм взаимодействия по кредитным расчетам между организацией и банками, а именно, автоматическое снятие/погашение Овердрафта на основании данных о приходах/расходах, пошедших за рабочий день.
Аналогичным образом реализован контроль за операциями расхода по кассе.

Фактовые Операции
Разработаны системы интеграции с другими программами, в частности 1С, что дает возможность ведение Бух. Учета во внешней системе.
Функционал связи Бухгалтерского и Бюджетного плана счетов позволяет переформировывать бухгалтерские операции в бюджетные. Система правил переработки операций задается при настройке системы и может изменятся в процессе работы.
Предложен вариант закачки Фактовых данные по БДР из 1С. Причем, предусмотрено два варианта заливки данных: первичный импорт и импорт расхождений, т.к. данные в 1С могут изменяться «задним» числом, закаченная ранее в Nav. информация может не соответствовать действительности – программа сопоставляет текущие данные системы Nav. с новым файлом и автоматически формирует расхождения, приводя, таким образом, системы в соответствие.
Для фактовых операций, так же как и для плановых, есть механизм разнесения «общей» суммы на более детальную аналитику (при соответствующей обработке), реализован механизм формирования «расчетных показателей».


Отчетность
Встроенная система многомерной отчетности и неограниченные аналитические показатели позволяют оперативно получать информацию в необходимом разрезе (ЦФО и ЦФУ) и полностью отразить финансовую структуру предприятия.
В систему встроена функциональность позволяющая анализировать плановые и фактовые показатели независимо друг от друга, а так же настраивать разнообразные отчеты, на уровне Пользователя, не прибегая к услугам программиста.
Финансовые отчеты предназначены для анализа информации Плана, Факта, проведения План/Факт анализа в разрезе Управленческого (или Бухгалтерского) Плана Счетов (статей расхода/дохода). В отчетах можно производить некоторые математические расчеты, рассчитывать отклонения в процентных и абсолютных показателях, так же отчеты могут использоваться для подведения итогов по промежуточным группам счетов.
Всю информацию, внесенную в систему, можно анализировать по периодам (год, квартал, месяц, неделя, день), есть возможность сопоставлять аналогичные периоды в прошлых годах (кварталах, месяцах).
Возможен так же анализ в разрезе типов обрабатываемых сумм (Оборот, Баланс на дату Начала, Баланс на Дату Конца).

Каждый отчет настраивается отдельно и в каждом могут быть со свои индивидуальные расчеты.

Дополнительно к системным отчетам, разработаны шаблоны Excel и соответственно выгрузка данных из системы. Данные в процессе выгрузки переформировываются и обрабатываются, что позволяет анализировать операции более детально (например, в систему могут вносить «обобщенную» информацию и правила, ее обработки, а при выгрузке получать детальный результат).
Таким образом, основные управленческие отчеты могут быть импортированы в Excel, что в некоторых случаях упрощает их последующий анализ и разработку.

Система Памяток
Можно вести заметки по календарю, т.е. составлять список запланированных мероприятий на каждый день или на период. При входе в систему у Пользователей с определенными правами формируется список дел на текущий день, либо то, что нужно сделать в ближайшее время (погасить овердрафты, получить кредиты и т.п.)

Система защиты
Переработанная система безопасности обеспечивает пользователю доступ к той информации, которая предназначена лично для него.
В системе прописываются роли, в соответствии с которыми пользователей ограничивают по просмотру, вводу и обработке информации и по набору функций, выполняемых в системе.
Дополнительно предусмотрены встроенные проверки на корректность вводимой информации (например, обязательно должна быть внесена Дата и Сумма по операции), проверки на совместимость вносимой информации (например, для Подразделения можно указать только определенные для него атрибуты (бизнесы, расчетные счета) и проводится регулирование;
последовательности действий (например, невозможно выгрузить в Клиент-Банк Платеж, без определенных характеристик обработки).
С помощью встроенного механизма Журнализации можно настроить отчеты, в которых фиксируются действия Пользователей в системе: внесение/изменение/удаление операций и атрибутов операций.

И это далеко не весь перечень возможностей системы.
Таким образом, «RBS: Бюджет» дает возможность построить эффективную систему управления движением денежных средств, доходами и расходами компании за счет:
- повышения скорости и качества формирования Бюджетов.
- возможность быстрого получения текущей информации о положении дел в компании / в любой среде аналитики.
- проведения оперативного контроля за выполнением плана, движением денежных средств, доходов и расходов компании.
Используя «RBS: Бюджет», Вы получаете возможность своевременно принимать управленческие решения и корректировать финансовую политику компании, в зависимости от изменяющейся ситуации на рынке, что, в свою очередь, позволит грамотно распределить имеющиеся финансовые ресурсы компании и использовать их с наибольшей выгодой для дальнейшего развития Вашего бизнеса.
Решение может быть использовано как надстройка над ERP Microsoft Dynamics NAV 2009, так и самостоятельно, так как предусмотрены механизмы импорта/экспорта данных через Microsoft Excel.

Автор статьи:

РБС, ООО

Автоматизация бизнес-процессов, Бухгалтерские программы, Компьютеры и Комплектующие, Продажа программного обеспечения, Услуги системного администрирования

+7-843-5188406, +7-843-5188422
420066 Россия Казань Солдатская, 8
Контактное лицо
Написать письмо Сохранить контакт Сообщить об ошибке